Guardar las facturas no es solo una buena práctica, es una obligación legal. Tanto empresas como autónomos deben conservar documentación contable por un periodo específico. Este requisito permite a Hacienda realizar comprobaciones fiscales cuando lo considere necesario.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas según la ley?
La normativa española establece que las facturas deben guardarse al menos seis años. Esta obligación está recogida en el Código de Comercio. Sin embargo, en algunos casos, ese plazo se amplía hasta diez años, dependiendo de la naturaleza del documento y el tipo de obligación tributaria.
Facturas emitidas y recibidas: conservación mínima
Todas las facturas, tanto emitidas como recibidas, deben conservarse durante un mínimo de seis años desde la fecha del último asiento contable. Este plazo es aplicable a autónomos, empresas y sociedades mercantiles.
Documentación relacionada que también debes conservar
Además de las facturas, hay otros documentos contables que deben mantenerse archivados:
Libros contables y registros obligatorios
Contratos con proveedores o clientes
Justificantes de pagos
Declaraciones fiscales (IVA, IRPF, IS, etc.)
Cada uno de estos documentos forma parte de la trazabilidad financiera de tu actividad económica.
¿Qué ocurre con los documentos digitales?
El formato digital es válido siempre que se garantice su autenticidad e integridad. Es fundamental contar con una copia de seguridad. Los documentos electrónicos deben estar accesibles y legibles durante todo el periodo legal de conservación.
¿Puede Hacienda solicitar facturas antiguas?
Sí. La Agencia Tributaria puede solicitar cualquier factura dentro del periodo legal de inspección. En casos de fraude o delitos fiscales, este plazo puede ampliarse a diez años. No tener los documentos puede acarrear sanciones graves.
Plazos especiales en determinados casos
Hay situaciones donde el plazo de conservación es mayor:
Bienes de inversión: deben conservarse durante todo su periodo de regularización (cinco años).
Ayudas y subvenciones: si has recibido fondos públicos, conserva los justificantes al menos diez años.
Contratos laborales y nóminas: aunque no son facturas, deben conservarse durante al menos cuatro años por obligaciones laborales y de la Seguridad Social.
Consejos para organizar y conservar correctamente tus facturas
Digitaliza todas tus facturas. Facilita la gestión y reduce el espacio físico.
Organiza por años y categorías. Utiliza carpetas claras y accesibles.
Haz copias de seguridad en la nube o discos externos.
Revisa periódicamente tu archivo y elimina lo que ya no sea obligatorio conservar.
¿Cuándo se puede destruir una factura?
Una vez transcurrido el plazo legal (seis o diez años, según el caso), puedes deshacerte de las facturas. Asegúrate de destruirlas correctamente si son documentos físicos. En el caso de archivos digitales, bórralos también de las copias de seguridad.
Resumen: cuánto tiempo hay que guardar las facturas:
| Tipo de documento | Tiempo mínimo de conservación |
|---|---|
| Facturas emitidas | 6 años |
| Facturas recibidas | 6 años |
| Bienes de inversión | 5 años |
| Subvenciones públicas | 10 años |
| Contratos laborales | 4 años |
| Documentos fiscales | 4 a 10 años |
Conclusión
Saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas es clave para evitar problemas legales o fiscales. Una buena organización documental es fundamental para cumplir con la normativa y estar preparado ante cualquier inspección. Mantener al día tu archivo es sinónimo de responsabilidad y profesionalidad.